Hồ sơ giám sát thi công xây dựng: 9 nhóm tài liệu nên giữ từ đầu đến khi bàn giao

Vài năm sau khi dọn vào ở, trần phòng khách tầng một xuất hiện một vệt ố. Thợ sửa chữa đến, ngước lên nhìn rồi hỏi câu đầu tiên: "Anh chị có bản vẽ đường ống nhà vệ sinh tầng trên không? Ống đi đường nào?"

Nếu câu trả lời là "không có", thợ sẽ phải đục dò. Nếu vệt ố còn trong thời hạn bảo hành, anh chị sẽ phải chứng minh với nhà thầu rằng lỗi nằm ở thi công chứ không phải ở cách sử dụng — mà trong tay không có biên bản, không có ảnh, không có kết quả thử nào.

Đó là lúc chủ nhà nhận ra: ngôi nhà được xây hai lần. Một lần bằng gạch, thép, bê tông. Một lần bằng giấy. Hồ sơ giám sát thi công xây dựng chính là phần "xây bằng giấy" ấy — và nó chỉ lộ giá trị khi phần gạch đã bị che kín.

Bài này giúp anh chị:

• Nắm 9 nhóm hồ sơ nên giữ, xếp theo trình tự thi công: hợp đồng, bản vẽ, vật tư, nhật ký, nghiệm thu che khuất, kết quả thử nghiệm, bản vẽ hoàn công, bàn giao, bảo hành.
• Biết mỗi nhóm giúp gì khi phải sửa chữa và giúp gì khi có tranh chấp.
• Biết cách sắp xếp, lưu giữ bộ hồ sơ tại nhà để nhiều năm sau vẫn tìm được.

Hai lưu ý trước khi đọc.

Thứ nhất, 9 nhóm là checklist thực hành, không phải danh mục pháp lý. Đây là 9 nhóm tài liệu tôi khuyên chủ nhà nên tập hợp và giữ trong quá trình thi công, nghiệm thu và bàn giao. Danh mục cụ thể phải xét theo quy mô công trình, hợp đồng và quy định áp dụng cho từng trường hợp. Cách chia 9 nhóm là cách tôi gom từ Checklist cho chủ nhà dễ theo dõi — không phải cách phân nhóm của một văn bản pháp luật nào. Chỗ nào có căn cứ trực tiếp trong Nghị định 207/2026/NĐ-CP, tôi ghi rõ điều, khoản.

Thứ hai, về chữ "hoàn công". Trong bài này, "hồ sơ hoàn công" được dùng theo cách gọi phổ biến của chủ nhà; thuật ngữ trong Nghị định 207/2026/NĐ-CP là "hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng" (Điều 28 và Phụ lục VII). Ba thứ sau khác nhau, đừng gọi chung là "hoàn công":

• Bản vẽ hoàn công — bản vẽ thể hiện phần đã thi công thực tế (mục 3.7).
• Hồ sơ hoàn thành công trình — toàn bộ tập hồ sơ lập sau khi nghiệm thu hoàn thành.
• Thủ tục hành chính về nhà, đất sau khi xây xong — thuộc lĩnh vực khác, bài này không bàn.

Mục lục

1. Hồ sơ giám sát thi công xây dựng là gì, và vì sao chủ nhà phải tự giữ
2. Danh mục 9 nhóm hồ sơ theo giai đoạn thi công
3. Chín nhóm hồ sơ: gồm gì, giúp gì khi sửa chữa và khi tranh chấp
4. Sắp xếp và lưu giữ bộ hồ sơ tại nhà
5. Tình huống điển hình: "Ống nước đi đường nào?"
6. Sáu sai lầm thường gặp khi giữ hồ sơ
7. Câu hỏi thường gặp
8. Kết luận

1. Hồ sơ giám sát thi công xây dựng là gì, và vì sao chủ nhà phải tự giữ

Nói gọn, hồ sơ giám sát thi công xây dựng công trình là toàn bộ giấy tờ sinh ra trong quá trình xây và kiểm tra ngôi nhà: ai làm gì, làm lúc nào, bằng vật liệu gì, được kiểm tra ra sao, kết quả thế nào, và ai đã ký xác nhận.

Nhiều người nghĩ hồ sơ là "việc giấy tờ của nhà thầu". Thực tế ngược lại: nhà thầu làm xong thì đi, người ở lại với ngôi nhà là chủ nhà. Checklist bản Toàn diện (trang 81, mục NT-04.1) yêu cầu hồ sơ hoàn thành phải "bàn giao 1 bộ cho chủ nhà để phục vụ sử dụng, sửa chữa & bảo trì sau này", và ghi thẳng hậu quả khi thiếu: "Không có bản vẽ hoàn công/hồ sơ → khó sửa chữa, bảo trì, tranh chấp."

Hai thời điểm hồ sơ lộ giá trị

Khi phải sửa chữa. Cốt thép đã nằm trong bê tông, ống nước đã nằm trong tường, lớp chống thấm đã nằm dưới gạch. Muốn sửa đúng chỗ, không đục nhầm, không khoan trúng ống, người thợ cần biết những thứ đã bị che nằm ở đâu và được làm thế nào.

Khi có tranh chấp. Thấm, nứt, thiết bị hỏng trong thời hạn bảo hành; khối lượng phát sinh; vật tư không đúng chủng loại. Mỗi lần như vậy, câu hỏi đầu tiên thường là: có giấy tờ gì chứng minh? Bên nào có hồ sơ, bên đó nói có căn cứ.

Pháp luật nói gì về hồ sơ của nhà ở riêng lẻ

Đây là chỗ nhiều bài viết trên mạng nói quá lên. Có ba tầng cần tách bạch:

1. Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, Điều 56 khoản 1 khuyến khích việc giám sát thi công xây dựng đối với công trình nhà ở riêng lẻ của hộ gia đình, cá nhân.
2. Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 10 khoản 3 điểm b giao cho chủ sở hữu nhà ở việc tổ chức thi công, giám sát thi công và chịu trách nhiệm về an toàn. Cùng điểm này ghi: "Khuyến khích chủ sở hữu nhà ở tổ chức giám sát thi công xây dựng, lập và lưu trữ hồ sơ công trình nhà ở riêng lẻ theo quy định của Nghị định này…"
3. Điểm c cùng khoản, dẫn chiếu khoản 2 điểm c: với nhà ở riêng lẻ từ 7 tầng trở lên hoặc có từ 02 tầng hầm trở lên, chủ sở hữu phải tổ chức thi công, giám sát thi công xây dựng theo quy định của Nghị định.

Nghĩa là:

• Nhà ở riêng lẻ thông thường (dưới 7 tầng và không có từ 02 tầng hầm trở lên): việc tổ chức giám sát, lập và lưu hồ sơ theo Nghị định 207 là điều được khuyến khích, không phải nghĩa vụ bắt buộc.
• Nhà từ 7 tầng hoặc có từ 02 tầng hầm trở lên: phải tổ chức thi công, giám sát theo Nghị định — kéo theo các yêu cầu của Nghị định về nghiệm thu, hồ sơ. Nhưng Nghị định không có danh sách "9 nhóm" nào; 9 nhóm vẫn là cách gom thực hành của bài này.

Dù thuộc trường hợp nào, trách nhiệm về an toàn vẫn nằm ở chủ nhà — và khi có chuyện, giấy tờ là thứ giúp anh chị chứng minh mình đã làm đúng.

Vì vậy, bài này dùng khung hồ sơ của Nghị định 207 làm khung tham chiếu, rồi rút ra những gì một chủ nhà nên giữ.

Hai phụ lục dễ nhầm: Phụ lục VII và Phụ lục X

Nghị định 207/2026/NĐ-CP có hai danh mục hồ sơ khác nhau, đừng gộp làm một:

Phụ lục	Là gì	Điều dẫn tới
Phụ lục VII	Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình — toàn bộ giấy tờ từ chuẩn bị, thiết kế đến quản lý thi công	Điều 28 khoản 1
Phụ lục X	Danh mục hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình — bộ bàn giao cho chủ sở hữu khi bàn giao	Điều 30 khoản 5

Phụ lục X có 11 mục, tôi đã liệt kê đủ và giải thích ở bài Các mốc nghiệm thu quan trọng khi xây nhà — bài đó cũng đi qua toàn bộ quy trình nghiệm thu xây dựng từ vật tư đến bàn giao. Bài này không nhắc lại, mà đi sâu vào phần sinh ra ngay tại công trường: mục III "Hồ sơ quản lý thi công xây dựng công trình" của Phụ lục VII, cộng với hợp đồng, bản vẽ và bảo hành.

Năm bước, đừng gọi chung là "hoàn công"

Trong Nghị định 207/2026/NĐ-CP, nghiệm thu, lập hồ sơ và bàn giao là ba việc khác nhau, nằm ở ba điều khác nhau:

1. Thi công — trong lúc làm, sinh ra nhật ký, biên bản nghiệm thu công việc, kết quả thí nghiệm, bản vẽ hoàn công từng phần.
2. Nghiệm thu hoàn thành — Điều 24: kiểm tra đủ điều kiện rồi lập biên bản nghiệm thu hoàn thành.
3. Tập hợp hồ sơ hoàn thành công trình — Điều 28: lập sau khi nghiệm thu hoàn thành, theo danh mục Phụ lục VII.
4. Bàn giao — Điều 30 (dẫn Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 58): nhà thầu giao tài liệu, chủ đầu tư giao bộ hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng theo Phụ lục X.
5. Lưu giữ để sử dụng, bảo trì — Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 42.

2. Danh mục 9 nhóm hồ sơ theo giai đoạn thi công

Bảng dưới là "bản đồ" để anh chị biết giấy tờ nào sinh ra lúc nào. Cột "Nên lấy khi nào" và "Chủ nhà nên giữ" là khuyến nghị thực hành của tôi, không phải quy định pháp luật. Chi tiết từng nhóm ở mục 3.

#	Nhóm hồ sơ	Nên lấy khi nào	Ai thường lập, cung cấp	Chủ nhà nên giữ	Giá trị chính
1	Hợp đồng thi công (và hợp đồng giám sát, nếu thuê)	Khi ký, trước khởi công; mỗi lần sửa đổi	Chủ nhà + nhà thầu	Bản gốc có chữ ký, kèm phụ lục	Căn cứ gốc khi tranh chấp
2	Bản vẽ thiết kế, giấy phép xây dựng (nếu có), các lần thay đổi thiết kế	Trước khởi công; ngay khi chốt mỗi thay đổi	Đơn vị thiết kế; chủ nhà	Bộ đã chốt để thi công + văn bản thay đổi	Đối chiếu "làm đúng thiết kế"; biết kết cấu trước khi sửa
3	Hồ sơ vật tư đầu vào	Ngay khi vật tư vào công trường, không chờ cuối công trình	Nhà thầu, nhà cung cấp	Bản chụp phiếu giao, CO-CQ, biên bản nghiệm thu vật liệu	Chứng minh đúng chủng loại; mua đúng loại khi thay
4	Nhật ký thi công và báo cáo giám sát	Hằng ngày, định kỳ	Nhà thầu (nhật ký); người giám sát (báo cáo)	Bản chụp theo tuần; bản gốc báo cáo giám sát	Dòng thời gian của công trình
5	Biên bản và ảnh nghiệm thu phần che khuất	Trước khi che kín	Hai bên cùng ký	Bản có chữ ký + ảnh cùng ngày	Bằng chứng cho thứ không còn nhìn thấy
6	Kết quả thí nghiệm, thử nghiệm, chạy thử	Ngay khi có kết quả	Nhà thầu, đơn vị thí nghiệm	Bản có chữ ký (và dấu, nếu là phòng thí nghiệm)	Chứng minh "đạt" bằng số liệu, không bằng lời
7	Bản vẽ hoàn công	Cập nhật trong quá trình thi công, đặc biệt trước khi che khuất	Nhà thầu lập, giám sát xác nhận	Bản có trị số thực tế và chữ ký	Biết chính xác thứ bị che nằm ở đâu
8	Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành và bàn giao	Khi nghiệm thu hoàn thành và khi nhận nhà	Hai bên cùng ký; nhà thầu giao tài liệu	Bản gốc biên bản; bộ tài liệu bàn giao	Mốc tính bảo hành; danh sách việc còn nợ
9	Hồ sơ bảo hành	Khi ký hợp đồng (điều khoản) và khi bàn giao	Nhà thầu; nhà cung cấp thiết bị	Điều khoản, cam kết bảo hành; tài liệu bảo hành thiết bị	Đòi sửa đúng người, đúng hạn

3. Chín nhóm hồ sơ: gồm gì, giúp gì khi sửa chữa và khi tranh chấp

3.1. Hợp đồng thi công và hợp đồng giám sát

Gồm những gì. Checklist bản Toàn diện (trang 10, mục CB-03.1) yêu cầu hợp đồng thi công lập bằng văn bản, nêu rõ phạm vi và khối lượng; hình thức giá và giá trị; tiến độ và các mốc thanh toán; chủng loại – xuất xứ – quy cách vật tư, thiết bị; tiêu chuẩn nghiệm thu; bảo hành. Hồ sơ thiết kế, bảng vật tư, tiến độ được đính kèm làm phụ lục hợp đồng.

Về pháp lý, Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 82 khoản 5 định nghĩa: hồ sơ hợp đồng xây dựng gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các tài liệu kèm theo. Thứ tự ưu tiên giữa các tài liệu do hai bên thỏa thuận; nếu không thỏa thuận thì theo thứ tự luật liệt kê — trong đó có bản vẽ thiết kế, biên bản đàm phán, văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng và các phụ lục.

Điều này có hệ quả rất thực tế: mỗi lần thay đổi so với hợp đồng — đổi gạch, thêm hạng mục, lùi tiến độ — đều nên có một văn bản sửa đổi, bổ sung. Nghị định 210/2026/NĐ-CP, Điều 5 khoản 4 quy định mọi kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và ý kiến của các bên trong quá trình quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng phải thực hiện bằng văn bản. Nếu hai bên quen trao đổi qua tin nhắn điện thoại, hãy chốt lại những thay đổi chạm tới tiền, vật tư, tiến độ thành một tờ giấy có chữ ký hai bên và kẹp vào hồ sơ hợp đồng.

Nếu anh chị thuê giám sát, hợp đồng tư vấn giám sát công trình cũng thuộc nhóm này. Mẫu hợp đồng tư vấn giám sát thi công mà Bộ Xây dựng công bố tại Phụ lục IV, Quyết định 1040/QĐ-BXD (mẫu để các bên tham khảo) có hai chỗ đáng học: bên giám sát phải lập báo cáo về công tác giám sát (Điều 7.1 của mẫu); và căn cứ nghiệm thu sản phẩm giám sát gồm báo cáo định kỳ, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công đã được chấp thuận, biên bản nghiệm thu vật liệu (Điều 10.1 của mẫu). Tức là: sản phẩm của người giám sát là hồ sơ. Hãy ghi rõ trong hợp đồng họ sẽ giao cho anh chị những giấy tờ gì, bao nhiêu bộ, khi nào. Các điều khoản khác của hợp đồng giám sát, xem bài Thuê giám sát xây nhà giá bao nhiêu.

Khi sửa chữa. Bảng vật tư kèm hợp đồng cho biết đúng hãng, mã, quy cách đã dùng — thứ anh chị cần khi phải mua để thay thế.

Khi tranh chấp. Checklist bản Toàn diện ghi lỗi thường gặp: "Hợp đồng sơ sài, không rõ vật tư/tiến độ/bảo hành → tranh chấp khi phát sinh." Hợp đồng là căn cứ gốc; mọi giấy tờ khác đều được đọc trong khuôn khổ của nó. Các nhóm điều khoản nên có, xem bài Hợp đồng xây nhà.

Hỏi nhà thầu: "Mình ký hai bản gốc, mỗi bên giữ một bản, có đóng kèm phụ lục bản vẽ và bảng vật tư chứ?"

3.2. Bản vẽ thiết kế, giấy phép xây dựng và các lần thay đổi

Gồm những gì. Bộ hồ sơ thiết kế đủ kiến trúc, kết cấu, điện, cấp – thoát nước (Checklist bản Toàn diện, trang 9, mục CB-02.1); thiết kế bản vẽ thi công có trước khi khởi công (trang 10, mục CB-02.2); giấy phép xây dựng nếu nhà thuộc diện phải xin. Danh mục hồ sơ hoàn thành ở Phụ lục VII Nghị định 207 cũng ghi giấy phép xây dựng "trừ những trường hợp được miễn".

Phần hay bị bỏ quên: các lần thay đổi thiết kế trong quá trình thi công. Phụ lục X Nghị định 207 (mục 3) ghi rõ bộ hồ sơ bàn giao gồm hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công "và các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công". Dời một bức tường, đổi vị trí một cửa sổ, nâng một cao độ sàn — nếu chỉ chốt miệng ở công trường, bộ bản vẽ trong tay anh chị sẽ không còn đúng với ngôi nhà thật.

Khi sửa chữa. Muốn cơi nới, trổ cửa, khoan treo đồ nặng, anh chị cần biết dầm, cột, sàn chịu lực nằm ở đâu. Bản vẽ kết cấu là thứ người sửa chữa thường hỏi đầu tiên.

Khi tranh chấp. Điều kiện đầu tiên để nghiệm thu hoàn thành là các công việc đã thi công đầy đủ theo hồ sơ thiết kế được phê duyệt (Checklist bản Toàn diện, trang 81, mục NT-03.1; Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 24 khoản 1 điểm a). Không có bộ thiết kế đã chốt thì không có thước đo để nói nhà thầu làm đúng hay sai.

Hỏi nhà thầu: "Những chỗ mình đã đổi so với thiết kế, anh ghi lại vào bản vẽ và cùng ký chưa?"

3.3. Hồ sơ vật tư đầu vào

Gồm những gì. Vật liệu, thiết bị đưa vào công trình phải có nguồn gốc, nhãn mác, chứng chỉ chất lượng (CO-CQ), được nghiệm thu đầu vào trước khi dùng và đối chiếu với phiếu giao hàng (Checklist bản Toàn diện, trang 11, mục CB-04.1, CB-04.2). Phụ lục vật tư ở trang 83–84 bản Toàn diện có hẳn một cột "Giấy tờ cần có" cho từng loại.

Để gom vào hồ sơ, anh chị chỉ cần nhớ bốn loại giấy: tài liệu xuất xứ (phiếu giao, nhãn mác), tài liệu chất lượng (CO-CQ; chứng nhận hợp quy với sản phẩm thuộc diện phải có — ví dụ xi măng, gạch gốm ốp lát, kính xây dựng theo Phụ lục II, III Thông tư 41/2026/TT-BXD), kết quả thí nghiệm vật liệu nếu có, và biên bản nghiệm thu vật liệu. Danh mục III.4 Phụ lục VII Nghị định 207 cũng liệt kê nhóm chứng từ này trong hồ sơ hoàn thành.

Kiểm tra từng loại vật tư thế nào khi nhập về, thuộc diện hợp quy hay không — đó là việc của bài chuyên sâu Quy trình nghiệm thu vật tư đầu vào.

Khi sửa chữa. Gạch ốp lát có lỗi hay gặp là "lệch lô màu" (Checklist bản Toàn diện, trang 83). Vài năm sau phải thay vài viên, anh chị cần biết đúng mã, đúng lô — phiếu giao và nhãn trên hộp là thứ giúp tìm lại. Đây cũng là lý do luật yêu cầu nhà thầu bàn giao danh mục vật tư dự trữ thay thế (xem mục 3.8).

Khi tranh chấp. Hồ sơ vật tư là bằng chứng nhà thầu dùng đúng chủng loại đã ghi trong hợp đồng. Checklist bản Toàn diện (trang 11) ghi lỗi thường gặp: "Dùng vật tư trôi nổi không CO-CQ/không hợp quy; không nghiệm thu đầu vào."

Hỏi nhà thầu: "Mỗi đợt vật tư về, anh để lại cho tôi một bản phiếu giao và CO-CQ nhé."

3.4. Nhật ký thi công và báo cáo giám sát

Đây là hai loại giấy tờ ghi lại diễn biến của công trình — một do bên thi công viết, một do bên giám sát viết.

Nhật ký thi công

Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 15 khoản 13 giao cho nhà thầu thi công lập nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công. Phụ lục IIa của Nghị định quy định:

• Chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu về hình thức và nội dung nhật ký trước khi thi công (khoản 2).
• Nhật ký ghi các thông tin chủ yếu (khoản 3): diễn biến điều kiện thi công, số nhân công, thiết bị huy động, các công việc thi công và nghiệm thu hằng ngày; sự cố, hư hỏng, vấn đề phát sinh và cách xử lý; kiến nghị của nhà thầu và người giám sát; ý kiến giải quyết của các bên.
• Các văn bản giải quyết vấn đề kỹ thuật trên công trường được lưu cùng nhật ký (khoản 4).

Như vậy, nhật ký thi công không chỉ là cuốn sổ ghi ngày đổ bê tông. Nó là nơi ghi diễn biến công trường, những gì phát sinh và cách hai bên đã xử lý. Nghị định để chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận hình thức, nội dung nhật ký trước khi thi công — bài này không đặt ra mẫu nào. Với nhà dân, một quyển sổ đóng gáy, ghi đều đặn, có chữ ký của người phụ trách kỹ thuật bên thi công và chủ nhà (hoặc người giám sát) đã tạo được một dòng thời gian.

Điều cần tránh: có nhật ký nhưng ghi sơ sài, không thể hiện diễn biến và xử lý tại công trường thì giá trị kiểm soát rất thấp. Checklist cũng nhắc nhật ký ở những việc cụ thể như nhật ký ép cọc (bản Toàn diện, trang 13); bản Cơ bản (trang 12) gợi ý câu hỏi: "Cho tôi xem nhật ký ép cọc và bản vẽ hoàn công vị trí cọc."

Báo cáo giám sát — mẫu báo cáo giám sát thi công công trình gồm những gì

Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 20 khoản 3 quy định tổ chức, cá nhân giám sát thi công phải lập báo cáo về công tác giám sát theo Phụ lục IV, gửi chủ đầu tư, trong hai trường hợp: báo cáo định kỳ hoặc theo giai đoạn (thời điểm lập do chủ đầu tư quy định trong hợp đồng), và báo cáo khi nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành.

Mẫu báo cáo định kỳ tại Phụ lục IVa gồm 9 nội dung:

1. Sự phù hợp về quy mô, công năng so với giấy phép xây dựng (nếu phải có), thiết kế, biện pháp thi công và an toàn, quy chuẩn, tiêu chuẩn.
2. Sự phù hợp về năng lực của nhà thầu (chỉ huy trưởng, người phụ trách kỹ thuật, máy móc) so với hợp đồng.
3. Khối lượng, tiến độ đã hoàn thành và đã nghiệm thu trong kỳ; công tác tổ chức thi công và an toàn lao động.
4. Thống kê các công tác thí nghiệm trong kỳ.
5. Đánh giá kết quả thí nghiệm vật liệu, cấu kiện so với yêu cầu thiết kế.
6. Thống kê các công việc đã nghiệm thu trong kỳ.
7. Thống kê các thay đổi thiết kế trên công trường.
8. Thống kê tồn tại, khiếm khuyết, sự cố và kết quả khắc phục.
9. Đề xuất, kiến nghị.

Báo cáo hoàn thành tại Phụ lục IVb có thêm các nội dung như đánh giá sự phù hợp của hồ sơ quản lý chất lượng, của quy trình vận hành, quy trình bảo trì, và các điều kiện nghiệm thu hoàn thành.

Với nhà dân thuê giám sát, hai phụ lục này là khung rất tốt để ghi vào hợp đồng: báo cáo bao lâu một lần, theo những mục nào, giao bản gốc cho ai.

Khi sửa chữa. Nhật ký cho biết một sự cố trước đây đã được xử lý thế nào, vào lúc nào — người sửa sau sẽ không phải đoán.

Khi tranh chấp. Tranh chấp thường xoay quanh câu "lúc đó ai đã nói gì, ai đã đồng ý gì". Nhật ký có ngày tháng và chữ ký trả lời câu đó. Báo cáo giám sát mục 7 và mục 8 — thay đổi thiết kế, tồn tại và khắc phục — là hai mục chủ nhà nên đọc kỹ.

Hỏi nhà thầu (trước khi khởi công): "Mình thống nhất ghi nhật ký theo mẫu nào, ai ký, để ở đâu?"

3.5. Biên bản và ảnh nghiệm thu phần che khuất

Gồm những gì. Checklist bản Toàn diện (trang 80, mục NT-01.1) yêu cầu các phần che khuất phải có biên bản nghiệm thu và hồ sơ, ảnh định vị trước khi che lấp: cốt thép móng và khung, chống thấm nhà vệ sinh – mái, điện – nước âm tường, đường chờ, lưới thép sân. Bản Cơ bản (trang 109) dùng nhãn nặng nhất: "DỪNG — thiếu hồ sơ che khuất không chứng minh được chất lượng; phải bổ sung."

Căn cứ pháp lý cho phần che khuất là Phụ lục IIb, khoản 1 điểm c, Nghị định 207/2026/NĐ-CP: bộ phận công trình bị che khuất phải được lập bản vẽ hoàn công hoặc được đo đạc xác định kích thước, thông số thực tế trước khi tiến hành công việc tiếp theo. Nội dung một biên bản nghiệm thu công việc cần có những gì, tôi đã viết ở bài Các mốc nghiệm thu quan trọng khi xây nhà.

Biên bản và ảnh là một cặp. Biên bản không có ảnh thì chỉ là chữ ký; ảnh không có biên bản thì không biết ai đã xác nhận. Cách kiểm tra và chụp từng loại phần che khuất, xem bài Cách kiểm tra thép trước khi đổ bê tông và bài Nghiệm thu điện nước âm tường trước khi trát.

Khi sửa chữa. Ảnh tuyến ống trước khi trát, ảnh lớp chống thấm trước khi lát — đó là cách để anh chị "nhìn" được vào bên trong tường, sàn.

Khi tranh chấp. Nhãn "không chứng minh được chất lượng" của Checklist cắt về cả hai phía: chủ nhà không chứng minh được nhà thầu làm sai, mà nhà thầu cũng không chứng minh được mình làm đúng. Checklist bản Toàn diện ghi cách xử lý khi thiếu: bổ sung, đối chiếu biên bản và ảnh; nếu thiếu thì phải bóc kiểm tra hoặc kiểm định bổ sung — tức là tốn kém và phá dỡ.

Hỏi nhà thầu: "Trước khi đổ, trước khi trát, trước khi lát, mình ký biên bản và chụp ảnh xong đã nhé."

3.6. Kết quả thí nghiệm, thử nghiệm và chạy thử

Gồm những gì. Checklist bản Toàn diện (trang 80, mục NT-01.2) liệt kê các kết quả cần tập hợp đầy đủ và đạt yêu cầu thiết kế: nén mẫu bê tông; thử áp lực đường ống cấp nước và thử kín thoát nước; thử cách điện, thông mạch nối đất và tác động RCD; thử kín chống thấm; chạy thử điều hòa và thiết bị. Kết quả phải được đối chiếu với chỉ tiêu thiết kế, tiêu chuẩn và lưu vào hồ sơ. Bản Cơ bản (trang 110): "DỪNG — thiếu kết quả thử quan trọng thì chưa nghiệm thu hoàn thành."

Về pháp lý, kết quả thí nghiệm, kiểm tra, thử nghiệm, chạy thử bảo đảm yêu cầu kỹ thuật của thiết kế là một trong các điều kiện để nghiệm thu hoàn thành (Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 24 khoản 1 điểm c). Riêng hệ thống điện, QCVN 12:2014/BXD (mục 3.1.1 và 3.1.4) quy định hệ thống điện nhà phải được kiểm tra trước khi nghiệm thu đưa vào sử dụng, và người kiểm tra phải ký văn bản xác nhận kết quả kiểm tra.

Tức là: "thợ bật thử thấy chạy" chưa phải là một kết quả thử. Kết quả thử là một tờ giấy có số liệu và chữ ký.

Khi sửa chữa. Biết đường ống đã từng được thử áp và thử kín, người sửa chữa sẽ khoanh vùng nguyên nhân nhanh hơn. Cách khoanh vùng một vết thấm, xem bài Nhà bị thấm nước phải làm sao.

Khi tranh chấp. Checklist bản Toàn diện ghi lỗi thường gặp: "Thiếu kết quả thử áp/cách điện/chống thấm → rủi ro sự cố sau bàn giao." Có kết quả thử đạt, có chữ ký, là có căn cứ để phân định hư hỏng phát sinh trước hay sau bàn giao.

Hỏi nhà thầu: "Kết quả nén mẫu bê tông và biên bản thử nước, thử điện, anh gửi tôi bản chụp ngay sau khi có nhé."

3.7. Bản vẽ hoàn công

Bản vẽ hoàn công là bản vẽ thể hiện phần đã thi công đúng như thực tế. Nó chỉ là một thành phần của hồ sơ hoàn thành công trình (Phụ lục VII, mục III.2), và cũng không phải "làm hoàn công" theo nghĩa thủ tục hành chính về nhà, đất — thủ tục đó anh chị nên hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận hồ sơ ở địa phương.

Bản vẽ hoàn công được lập thế nào. Phụ lục IIb Nghị định 207/2026/NĐ-CP (khoản 1) quy định:

• Nếu kích thước, thông số thực tế không vượt sai số cho phép so với thiết kế: bản vẽ thi công được chụp lại (photocopy), các bên liên quan đóng dấu, ký xác nhận lên bản vẽ để làm bản vẽ hoàn công.
• Nếu có thay đổi: nhà thầu ghi trị số thực tế trong ngoặc đơn, bên cạnh hoặc bên dưới trị số cũ.
• Trường hợp cần thiết, nhà thầu có thể vẽ lại bản vẽ hoàn công mới, có khung tên.
• Với bộ phận bị che khuất: phải lập bản vẽ hoàn công hoặc đo đạc xác định kích thước, thông số thực tế trước khi làm công việc tiếp theo (khoản 1 điểm c).

Về thực hành: đường ống âm, tuyến điện âm, kích thước hố ga, vị trí thiết bị chôn ngầm… nên được ghi nhận trước khi bị che kín. Đến khi cần sửa chữa, những thông tin này có giá trị hơn rất nhiều so với ảnh chụp chung chung. Đây là ví dụ để anh chị hình dung, không phải một danh mục pháp lý.

Nhà thầu thi công lập bản vẽ hoàn công (Điều 15 khoản 13); người giám sát kiểm tra và xác nhận (Điều 20 khoản 1 điểm l). Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 58 khoản 3 quy định: trước khi bàn giao, nhà thầu thi công phải giao cho chủ đầu tư bản vẽ hoàn công cùng các tài liệu khác.

Phần cần chú ý với nhà dân là tuyến điện – nước âm tường, âm sàn. Checklist bản Cơ bản (trang 111) ghi rõ lý do: "nhất là tuyến điện–nước âm để sau khoan/sửa", và dán nhãn "DỪNG — thiếu hồ sơ/bản vẽ hoàn công gây khó bảo trì sau này; phải có." Với nhà có cọc, bản vẽ hoàn công vị trí cọc cũng là thứ nên hỏi (bản Cơ bản, trang 12).

Khi sửa chữa. Khoan treo tủ bếp, treo tivi, sửa một đoạn ống — bản vẽ hoàn công giúp không khoan trúng dây điện, không đục nhầm tường.

Khi tranh chấp. Bản vẽ hoàn công có chữ ký cho thấy nhà thực tế khác thiết kế ở đâu, và ai đã xác nhận sự khác biệt đó.

Hỏi nhà thầu: "Bản vẽ hoàn công điện nước âm có trị số thực tế và chữ ký chưa anh?"

3.8. Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành và bàn giao

Nhóm này gom giấy tờ của ba việc nối tiếp nhau — nhắc lại: đừng trộn ba việc làm một.

① Nghiệm thu hoàn thành (Điều 24 Nghị định 207/2026/NĐ-CP).

• Biên bản nghiệm thu hoàn thành. Điều 24 khoản 5 điểm g yêu cầu biên bản này ghi thời điểm tính bảo hành và thời gian bảo hành — dòng quyết định quyền lợi của anh chị trong những năm sau.
• Danh mục tồn tại ghi rõ vị trí, lỗi, phân loại phải sửa trước bàn giao hay sửa trong bảo hành (Checklist bản Toàn diện, trang 80, mục NT-02.1). Phụ lục VII cũng có mục "phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có)".

Cách đi kiểm tra từng hạng mục và lập danh mục tồn tại trong buổi nhận nhà, xem bài Bàn giao nhà cần kiểm tra những gì.

② Hồ sơ hoàn thành công trình (Điều 28). Lập sau khi nghiệm thu hoàn thành, gom các nhóm 1–7 ở trên theo khung Phụ lục VII. Checklist bản Toàn diện (trang 81, mục NT-04.1) khuyên bàn giao một bộ cho chủ nhà.

③ Bàn giao (Điều 30; Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 58).

• Tài liệu nhà thầu phải giao trước khi bàn giao: bản vẽ hoàn công, quy trình hướng dẫn vận hành, quy trình bảo trì công trình, danh mục thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ thay thế (Luật 135, Điều 58 khoản 3). Điều 30 khoản 2 Nghị định 207 bổ sung: nhà thầu cung ứng thiết bị cũng phải bàn giao các tài liệu này.
• Biên bản bàn giao; chìa khóa; danh mục thiết bị; hướng dẫn vận hành an toàn điện, nước, điều hòa, bình nóng lạnh (bản Toàn diện, trang 81, mục NT-05.1; bản Cơ bản, trang 112).

Trình tự các bước của quy trình nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng — điều kiện, thành phần ký, hồ sơ kèm theo — đã có trong bài Các mốc nghiệm thu quan trọng khi xây nhà, mục Cổng 7 và Cổng 8.

Khi sửa chữa. Quy trình bảo trì và danh mục thiết bị cho biết cái gì cần kiểm tra định kỳ, thay thế bằng loại nào.

Khi tranh chấp. Checklist bản Toàn diện ghi hai lỗi thường gặp: "Bàn giao khi còn nhiều lỗi chưa ghi nhận → tranh chấp về sau" và "Bàn giao không có biên bản; chủ nhà không được hướng dẫn vận hành an toàn." Danh mục tồn tại có chữ ký hai bên là căn cứ để phân biệt "lỗi có từ trước bàn giao" với "hư hỏng do sử dụng".

Hỏi nhà thầu: "Trước khi giao chìa khóa, anh giao tôi đủ bản vẽ hoàn công, quy trình bảo trì và danh mục thiết bị nhé."

3.9. Hồ sơ bảo hành

Gồm những gì. Không có một tờ "phiếu bảo hành nhà" chung nào để đòi — hồ sơ bảo hành là những giấy tờ thực tế sau: điều khoản bảo hành trong hợp đồng; dòng thời điểm tính và thời gian bảo hành trong biên bản nghiệm thu hoàn thành (mục 3.8); cam kết bảo hành của nhà thầu ghi rõ thời hạn (tính từ nghiệm thu hoàn thành) và phạm vi (thấm, nứt, thiết bị…), kèm thông tin liên hệ (Checklist bản Cơ bản, trang 112, mục NT-06.1 — nếu hai bên có lập); và tài liệu bảo hành thiết bị, vật liệu do nhà cung cấp phát hành (bản Toàn diện, trang 81, mục NT-05.1). Nhóm này là cách gom thực hành; Phụ lục VII không có mục riêng tên "hồ sơ bảo hành".

Sàn thời hạn theo luật. Với nhà ở riêng lẻ, chuỗi căn cứ đi qua ba văn bản:

1. Nghị định 210/2026/NĐ-CP, Điều 20 khoản 2: các bên thỏa thuận về điều kiện, thời gian bảo hành — nhưng bên nhận thầu phải bảo hành theo thỏa thuận và theo nghị định về quản lý chất lượng.
2. Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 33 khoản 6: với công trình nhà ở, thời hạn bảo hành thực hiện theo pháp luật về nhà ở.
3. Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, Điều 129 khoản 2 điểm b: nhà ở riêng lẻ được bảo hành tối thiểu 24 tháng, kể từ khi hoàn thành việc xây dựng và nghiệm thu đưa vào sử dụng.

Thỏa thuận trong hợp đồng chỉ nên dài hơn, không được ngắn hơn mức này. Riêng trang thiết bị (bơm, bình nóng lạnh, điều hòa, thiết bị vệ sinh…) được bảo hành theo thời hạn do nhà sản xuất quy định (Luật Nhà ở, Điều 129 khoản 1) — đó là lý do phải giữ từng phiếu bảo hành thiết bị, không chỉ giữ cam kết của nhà thầu.

Khi sửa chữa. Biết hư hỏng còn trong phạm vi và thời hạn bảo hành hay không thì mới biết gọi ai — nhà thầu, hãng thiết bị, hay tự thuê thợ.

Khi tranh chấp. Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 33 khoản 3 cho phép nhà thầu từ chối bảo hành những hư hỏng không phải do lỗi của mình. Khi đó, chính các nhóm hồ sơ 4, 5, 6, 8 ở trên — nhật ký, biên bản che khuất, kết quả thử, danh mục tồn tại — là thứ giúp xác định lỗi thuộc về ai. Checklist bản Toàn diện (trang 82) ghi: "Không thỏa thuận rõ bảo hành → tranh chấp khi phát sinh thấm/nứt sau bàn giao."

Khi phát hiện hư hỏng, hãy báo nhà thầu bằng văn bản, kèm ảnh và ngày phát hiện, và giữ lại một bản trong hồ sơ.

Hỏi nhà thầu: "Dòng thời điểm tính bảo hành và thời gian bảo hành trong biên bản nghiệm thu hoàn thành, mình điền luôn nhé."

4. Sắp xếp và lưu giữ bộ hồ sơ tại nhà

Có hồ sơ mà không tìm được lúc cần thì cũng như không có.

Một cặp, chín ngăn, một tờ mục lục

Một cách đơn giản: một cặp tài liệu, chia chín ngăn theo đúng chín nhóm ở mục 3. Trong mỗi ngăn, xếp theo thời gian. Đầu cặp là một tờ mục lục ghi: tên giấy tờ, ngày, số trang hoặc số hiệu, bản gốc hay bản chụp.

Ảnh công trường nên đặt tên theo quy tắc ngày – vị trí – hạng mục và lưu thành thư mục có cùng chín nhóm, để ảnh và biên bản của cùng một lần nghiệm thu tìm được cùng lúc.

Mỗi biên bản phải "trỏ" được tới giấy tờ gốc

Một biên bản nghiệm thu tốt không đứng một mình. Nó ghi rõ căn cứ và các tài liệu kèm theo: biên bản nghiệm thu vật liệu, kết quả kiểm tra, nhật ký của những ngày thi công liên quan. Nhờ vậy, từ một biên bản anh chị lần ngược được về vật tư, về kết quả thử, về ngày làm.

Checklist bản Toàn diện có ba biểu mẫu biên bản in sẵn ở trang 86–88; riêng biểu mẫu nghiệm thu hoàn thành có sẵn dòng "Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình (kèm theo)" — đúng tinh thần này.

Bản gốc và bản scan

Với công trình thuộc phạm vi áp dụng, Nghị định 207/2026/NĐ-CP (Điều 28 khoản 4) yêu cầu hồ sơ hoàn thành được lưu bằng bản gốc và bản sao điện tử. Nhà dân không bị buộc theo quy định này, nhưng nên học cách làm đó: giữ bản gốc giấy trong cặp, scan hoặc chụp toàn bộ lưu thêm một bản điện tử ở nơi khác. Giấy có thể ẩm, mối, thất lạc khi chuyển nhà; bản điện tử thì không.

Giữ bao lâu

Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 42 khoản 2 quy định hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình được lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo quy định của pháp luật. Nói theo cách của chủ nhà: nhà còn thì hồ sơ còn. Khi bán nhà, bộ hồ sơ này là thứ nên giao kèm cho người chủ mới.

📋 Tải miễn phí Checklist Giám Sát Thi Công Nhà Dân Từ A-Z tại dovancong.com — mỗi giai đoạn đều có cột "hỏi nhà thầu" để anh chị biết ở mốc nào phải đòi giấy tờ gì.

5. Tình huống điển hình: "Ống nước đi đường nào?"

Đây là tình huống điển hình được dựng lại từ những chuyện hay gặp ở nhà dân, không phải một công trình cụ thể do tác giả giám sát.

Ngôi nhà ba tầng hoàn thiện, chủ nhà dọn vào ở. Trong quá trình xây, mọi việc "nhanh gọn": thợ đi ống xong là trát, chủ nhà đi làm cả ngày nên chỉ ghé công trình buổi tối. Nhà thầu có chụp vài tấm ảnh gửi qua điện thoại, nhưng không có biên bản nào. Ngày nhận nhà, chủ nhà được giao chìa khóa, một túi phiếu bảo hành thiết bị, và bộ bản vẽ thiết kế in lại.

Sau mùa mưa đầu tiên, trần phòng ngủ tầng hai xuất hiện vệt ố ngay dưới khu vệ sinh tầng ba. Chủ nhà gọi nhà thầu.

— Chắc do anh chị xả nước nhiều, ron gạch thấm thôi. Cái này là sử dụng, không phải lỗi thi công đâu anh.

Chủ nhà hỏi lại: "Lúc làm chống thấm có thử kín không? Ống thoát có thử kín không?" Câu trả lời là "có làm chứ anh", nhưng không có tờ giấy nào ghi lại. Chủ nhà mở bộ bản vẽ: đó là bản thiết kế, không có ghi chú đường ống thực tế đi thế nào. Chiếc điện thoại cũ có mấy tấm ảnh thì đã đổi máy.

Thợ sửa chữa được gọi đến. Không biết ống đi đâu, anh ta đề nghị đục dò từ trần xuống và bóc thử một mảng gạch sàn phía trên. Mỗi lần đục là thêm một lần vá, một lần sơn lại.

Giờ thử tua lại, với cùng ngôi nhà ấy nhưng chủ nhà có một cặp hồ sơ chín ngăn:

• Ngăn 5 có biên bản và ảnh lớp chống thấm trước khi cán nền, có chữ ký hai bên.
• Ngăn 6 có biên bản thử kín chống thấm và thử kín thoát nước, ghi kết quả đạt.
• Ngăn 7 có bản vẽ hoàn công tuyến ống khu vệ sinh.
• Ngăn 8 có biên bản nghiệm thu hoàn thành ghi rõ thời điểm tính bảo hành.

Người thợ nhìn bản vẽ hoàn công, khoanh vùng được đoạn ống nghi ngờ. Chủ nhà có căn cứ để yêu cầu nhà thầu cùng kiểm tra, thay vì tranh luận "do sử dụng hay do thi công" bằng lời. Hư hỏng có thể vẫn phải sửa — nhưng sửa đúng chỗ, và đúng người chịu trách nhiệm.

Khác biệt giữa hai phiên bản không nằm ở tay nghề thợ. Nó nằm ở mấy chục tờ giấy mà lúc xây, ai cũng thấy "mất thời gian".

6. Sáu sai lầm thường gặp khi giữ hồ sơ

Sai lầm 1 — Để nhà thầu giữ hết, cuối cùng mới xin "photo một bộ"

Đến cuối công trình mới xin, anh chị chỉ nhận được những gì còn sót lại. Biên bản che khuất, ảnh trước khi trát là những thứ hay thiếu — và là thứ không thể làm bù sau khi đã che. Hãy nhận bản chụp ngay sau mỗi lần nghiệm thu.

Sai lầm 2 — Có ảnh mà không có biên bản, hoặc ngược lại

Ảnh gửi qua tin nhắn không có chữ ký, không ghi ai đã kiểm tra, đạt hay không đạt. Biên bản không có ảnh thì không cho biết bên trong trông thế nào. Hai thứ này phải đi thành cặp (mục 3.5).

Sai lầm 3 — Chốt thay đổi bằng lời, bản vẽ không cập nhật

Mỗi lần đổi ở công trường mà không ghi vào văn bản, bộ bản vẽ trong tay anh chị lại lệch thêm một chút so với ngôi nhà thật. Đến lúc cần, không ai nhớ đã đổi những gì.

Sai lầm 4 — Nhận "bản vẽ hoàn công" là bản thiết kế in lại

Bản vẽ hoàn công không có trị số thực tế ở những chỗ đã thay đổi, không có chữ ký của người lập và người xác nhận, thì chỉ là bản thiết kế in thêm một lần. Đối chiếu với cách lập ở Phụ lục IIb Nghị định 207 (mục 3.7).

Sai lầm 5 — Để phiếu bảo hành thiết bị trong thùng carton

Phiếu, sổ bảo hành của bơm, bình nóng lạnh, điều hòa thường nằm trong hộp thiết bị và bị vứt cùng hộp. Thiết bị được bảo hành theo thời hạn của nhà sản xuất — mất phiếu là mất căn cứ. Gom tất cả vào ngăn 9 ngay ngày lắp đặt.

Sai lầm 6 — Gọi bộ hồ sơ của mình là "đủ theo luật" mà chưa kiểm tra

Danh mục trong bài là danh mục nên giữ. Nhà anh chị có thuộc diện phải có giấy phép xây dựng không, có từ 7 tầng hoặc từ 2 tầng hầm trở lên không, địa phương có yêu cầu gì riêng khi làm các thủ tục sau xây dựng không — mỗi yếu tố làm thay đổi bộ giấy tờ cần có. Khi cần dùng hồ sơ cho một thủ tục pháp lý, hãy hỏi đúng cơ quan tiếp nhận, đừng mặc định "thế này là đủ".

7. Câu hỏi thường gặp

Nhà dân có bắt buộc phải lập hồ sơ giám sát thi công xây dựng không?

Với nhà ở riêng lẻ thông thường (dưới 7 tầng và không có từ 02 tầng hầm trở lên): không bắt buộc lập đủ bộ hồ sơ theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP — Điều 10 khoản 3 điểm b chỉ khuyến khích chủ sở hữu tổ chức giám sát, lập và lưu trữ hồ sơ theo Nghị định. Với nhà từ 7 tầng trở lên hoặc có từ 02 tầng hầm trở lên, chủ sở hữu phải tổ chức thi công, giám sát theo Nghị định (Điều 10 khoản 3 điểm c, dẫn chiếu khoản 2 điểm c). 9 nhóm trong bài là checklist thực hành, không phải danh mục bắt buộc giống nhau cho mọi nhà. Dù thuộc trường hợp nào, trách nhiệm về an toàn vẫn thuộc chủ sở hữu, và hồ sơ là thứ giúp anh chị bảo vệ quyền lợi khi sửa chữa hoặc tranh chấp.

Không thuê giám sát thì ai lập hồ sơ?

Nhà thầu thi công vẫn là bên lập nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công (Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Điều 15 khoản 13). Chủ nhà là người cùng ký biên bản nghiệm thu và giữ hồ sơ. Khi tự giám sát, hãy thống nhất với nhà thầu ngay từ đầu: mẫu nhật ký, mẫu biên bản, ai giữ bản gốc. Cách tự giám sát, xem bài Chủ nhà tự giám sát xây nhà.

Mẫu báo cáo giám sát thi công công trình lấy ở đâu?

Nghị định 207/2026/NĐ-CP có hai mẫu: Phụ lục IVa (báo cáo định kỳ, 9 nội dung — đã tóm ở mục 3.4) và Phụ lục IVb (báo cáo hoàn thành công tác giám sát). Nếu thuê giám sát, hãy ghi vào hợp đồng rằng báo cáo được lập theo khung này, bao lâu một lần, và giao bản gốc cho chủ nhà.

Bản vẽ hoàn công khác bản vẽ thiết kế thế nào?

Bản vẽ thiết kế thể hiện ngôi nhà dự kiến xây. Bản vẽ hoàn công thể hiện ngôi nhà đã xây thực tế, có trị số thực tế ở những chỗ thay đổi và có chữ ký xác nhận của các bên (Phụ lục IIb Nghị định 207/2026/NĐ-CP). Nếu nhà được xây đúng thiết kế trong sai số cho phép, bản vẽ thi công được chụp lại và các bên ký xác nhận lên đó để làm bản vẽ hoàn công.

Mất biên bản nghiệm thu phần che khuất thì làm sao?

Checklist bản Toàn diện (trang 80) ghi cách xử lý: bổ sung, đối chiếu biên bản và ảnh phần che khuất; nếu vẫn thiếu thì phải bóc kiểm tra hoặc kiểm định bổ sung. Trước hết hãy tìm lại nhật ký, ảnh, tin nhắn của những ngày đó và đề nghị nhà thầu đối chiếu hồ sơ bên họ — nhà thầu cũng có trách nhiệm lưu hồ sơ phần việc của mình (Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 42 khoản 1). Việc có cần kiểm định hay không nên do người có chuyên môn đánh giá theo từng trường hợp.

Hồ sơ nhà ở phải giữ bao lâu?

Luật Xây dựng 135/2025/QH15, Điều 42 khoản 2 quy định hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình được lưu tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình. Với chủ nhà, cách hiểu thực tế là giữ suốt thời gian còn sở hữu ngôi nhà, và giao lại cho chủ mới khi bán.

8. Kết luận

Hồ sơ giám sát thi công xây dựng của một ngôi nhà dân không cần dày. Theo kinh nghiệm của tôi, chủ nhà nên tập hợp chín nhóm sau và giữ trong tay mình:

1. Hợp đồng và mọi văn bản sửa đổi.
2. Bản vẽ thiết kế, giấy phép (nếu có) và các lần thay đổi.
3. Hồ sơ vật tư đầu vào.
4. Nhật ký thi công và báo cáo giám sát.
5. Biên bản và ảnh phần che khuất.
6. Kết quả thí nghiệm, thử nghiệm, chạy thử.
7. Bản vẽ hoàn công — nhất là điện nước âm.
8. Biên bản nghiệm thu hoàn thành, danh mục tồn tại, tài liệu bàn giao — ba việc nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn thành, bàn giao là khác nhau.
9. Điều khoản, cam kết bảo hành và tài liệu bảo hành thiết bị.

Không nhóm nào tự sinh ra vào cuối công trình. Mỗi nhóm phải được thu ngay tại mốc mà nó xuất hiện. Và danh mục này là danh mục nên giữ, không thay cho việc kiểm tra yêu cầu pháp lý riêng của từng công trình, từng địa phương.

Bước tiếp theo

• Tải miễn phí Checklist Giám Sát Thi Công Nhà Dân Từ A-Z tại dovancong.com để biết ở từng giai đoạn phải kiểm tra gì và hỏi nhà thầu giấy tờ gì.
• Đọc Ebook "Checklist Giám Sát Thi Công Nhà Dân Từ A-Z" — bản Toàn diện có sẵn bộ biểu mẫu biên bản nghiệm thu in ra để điền tay.
• Theo dõi Đỗ Văn Công trên YouTube, Facebook và website dovancong.com để nhận các bài hướng dẫn tiếp theo.
• Nếu cần người cùng kiểm tra và lập hồ sơ cho công trình của mình, anh chị có thể tìm hiểu dịch vụ tư vấn, giám sát xây nhà tại dovancong.com.

Căn cứ pháp lý trong bài được kiểm tra ngày 27/09/2026: Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Nghị định 210/2026/NĐ-CP, Thông tư 41/2026/TT-BXD, Quyết định 1040/QĐ-BXD (cùng hiệu lực từ 01/7/2026); Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2025); QCVN 12:2014/BXD. Danh mục hồ sơ trong bài là danh mục nên giữ cho nhà ở riêng lẻ, không phải danh mục đầy đủ theo pháp luật cho mọi công trình; bài viết không thay thế hợp đồng cụ thể và không phải tư vấn pháp lý cho từng trường hợp.

ThS.KS. Đỗ Văn Công — dovancong.com